Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować swój dzień pracy?

Jest poniedziałek godzina 08:00, szczęśliwie i bez większych korków dotarliście do biura. Czas się obudzić- idziecie po kawę, zasiadacie wygodnie w fotelu, sprawdzacie co nowego. Widzicie masę ticketów, niedociągnięte sprawy przed weekendem, już wiecie, że będzie się działo. Dochodzi 09:00, przychodzi Team Leader i prosi o pilne przygotowanie szkicu projektu. Zaraz po nim rozpoczyna się call z zarządem, o którym kompletnie zapomnieliście i na ostatnią chwilę dołączacie. W międzyczasie wpada gość z Marketingu, że jest „pożar” i potrzebuje Waszej pomocy, aby go ugasić. Pot już kapie po skroni, a jeszcze nie wybiła 10:00 na zegarze. Kończycie call’a, udało się rozwiązać problem marketingowy, ale to nie koniec zmagań.

Do pokoju wchodzi Administrator i pyta o zlecenie, które wysłał w zeszłym tygodniu. Kurtyna. Zapomnieliście dodać to do kalendarza. Z prędkością światła przeglądacie maile, szukacie informacji. Nie zostało wykonane. Administrator już tupie nogą i zerka na zegarek przy biurku. Ogarnia Was lekka panika. Odsyłacie go, prosicie o chwilę cierpliwości, a tak naprawdę na chybił trafił staracie się załatać dziurę. Jako tako zrobione. Administrator machnął ręką. Ile byście dali, aby ten dzień już dobiegł końca? Milion myśli przychodzi do głowy, ale dobrze wiecie, że łącznik jest jeden – to czas. Co zrobić, aby mieć go więcej? Jak ułożyć zadania w trakcie dnia? Niech pierwszy rzuci kamieniem, kto nie przechodził przez podobną sytuację.

Osoby, które nie potrafią zarządzać sobą w czasie, borykają się z dezorganizacją, chaosem i sami serwują sobie niepotrzebny stres. Nie trzeba długo się zastanawiać, jakie będą tego skutki. Raz straconego czasu nie da się przywrócić, a więc należy wziąć sprawy w swoje ręce i znaleźć złoty środek dla odpowiedniego gospodarowania. Warto wspomnieć tu również o samoświadomości. Uzmysłowienie sobie własnych możliwości będzie przekładało się na lepsze wyniki. Jak to mówią trzeba stać się Panem swojego czasu.😉

Błędy zarządzania czasem i sposoby radzenia sobie z nimi

Nie będziemy wypisywać wam frazesów, jak powinien wyglądać Wasz dzień i pouczać Was technik, czy metod, które każdy może wyszukać w Google. Po prostu chcemy podzielić się naszymi obserwacjami, popełnionymi błędami oraz sposobami, które pomogły w rozwiązaniu problemu, aby Was zainspirować.

Z własnego doświadczenia, co do kiepskiego zarządzania czasem możemy zaliczyć przede wszystkim brak planowania. Jeśli nie znacie „rozkładu jazdy” na cały tydzień, nie rozplanowaliście zadań w kalendarzu, albo robicie to na ostatnią chwilę – prawdopodobieństwo klapy jest przerażająco wysokie. 😉Mówiąc wprost – najlepiej „Zrób dziś, co masz zrobić jutro”. Narzędziami mogą być notatki w kalendarzu z ustawionym reminder’em lub umieszczanie ich np. w Jirze, Trello czy Kalendarzu Google. Dzięki temu mamy kontrolę nad organizacją i porządkiem pracy. Natomiast, jeśli ktoś preferuje papierowe notatki – to też będzie okej! Kluczowym jest to, aby faktycznie planowania dokonać, a dogodne dla Was narzędzie wybierzecie sami. Oczywiście nie zawsze wychodzi idealnie, bo trzeba spodziewać się niespodziewanego, ale tak czy siak, daje nam to większy manewr do działania.

Co do zadań – warto wspomnieć tu o braku priorytetów. Wyobraźcie sobie sytuację, gdzie otrzymujecie maila od szefa z kilkunastoma taskami i zaczynacie je wykonywać po kolei. Czy po kolei oznacza, że będzie dobrze i na czas? Nie zawsze. W tej sytuacji warto ocenić w porozumieniu z szefem, które zadania to priorytet, a które są odwleczone w czasie. Właśnie po to, aby zająć się głównymi zadaniami, a poboczne wrzucić do kalendarza na kolejne dni. Główne taski rozbijamy na części pierwsze – i tutaj uwaga! Zastanówcie się, czy można pewne rzeczy oddelegować. Nie bójcie się tego. Delegowanie przyspieszy realizowanie projektu, lepiej skorzystać z pomocy kolegi, który jest specjalistą w danym temacie, niż szukać godzinami odpowiedzi na własną rękę. Jeżeli trafiają Wam się podobne lub takie same zadania – pomyślcie o automatyzacji.

Przechodząc dalej, często również zdarzało się tak, że zasiadaliśmy do biurek i na siłę próbowaliśmy zrobić, jak najwięcej danego dnia, myśląc, że jutro będzie nam lżej. Jak się domyślacie, wcale tak nie było. Przez natłok i ciągłe skupienie bez przerwy, nie byliśmy w stanie wykrzesać więcej kreatywności i dobrych pomysłów. Zadania były kończone po łebkach, po czym spotykały się z wyjaśniającym feedbackiem ze strony Team Leadera, który miał świeże spojrzenie na nasz projekt. Zatem to, co możemy Wam polecić to – ustalenie realistycznego celu. Realne podejście do tematu, ile możemy zrobić w danym dniu, da nam zwyczajnie dobrze i w pełni zakończone zadania, z których będziemy zadowoleni.

Teraz trochę pogawędki o rozpraszaczach. Wyobraźcie sobie, że macie do wykonania trudne złożone zadanie i czas do końca dnia. Zaczynacie robić projekt. Brr. Powiadomienie od Ubera na promocje przejazdu. Wyciszacie. Znów Wasz wzrok wraca na monitor, ale nie! Brr. Znów kolejne powiadomienie od znajomej, że akceptuje wspólne wyjście do Aquaparku. Każdy z nas codziennie otrzymuje tysiące powiadomień, wiadomości, alarmów, wyskakujących informacji od rana do wieczora. Jeżeli nie pozbędziemy się rozpraszacza, będzie o wiele trudniej dobrnąć do brzegu. Oprócz smartfonów zaliczymy tutaj rozmowy ze współpracownikami, czy hałas w otoczeniu. Nawet niepozorny small-talk przy automacie z kawą może sprawić, że stracimy wątek myślowy, nad jakim pracowaliśmy. Z kolei dźwięki dobiegające z zewnątrz, np. rozmowy, uniemożliwiają całkowite wyciszenie.

Zatem to, co możemy polecić to wyłączenie powiadomień na czas pracy. Jeśli macie możliwość zmniejszenia natężenia hałasu, zmieńcie pokój do pracy, jeśli nie – załóżcie słuchawki i włączcie muzykę, która będzie wspierać Wasze twórcze procesy. Są to bardzo proste, a zarazem skuteczne sposoby ograniczenia rozpraszaczy. Sami zweryfikujecie, które się sprawdzają najlepiej.

Ostatnim błędem w gospodarowaniu czasem, którego nie mogło zabraknąć jest zapominanie o przerwach i posiłku. Ilekroć się tak zdarzało, że w natłoku pracy i zadań o 14:00 pomyśleliście o tym, że nie zjedliście śniadania? Że jedyny napój to kawa? Brak regularnego posiłku oraz odpowiedniego nawodnienia będzie oddalał Was od celu z każdą minutą. Tak samo brak przerwy, gdzie możemy odciągnąć wzrok od komputera, wyjść na krótki spacer, czy po prostu złapać oddech w spokoju. Nie odbierajcie sobie tego! Czasem niepozorny spacer przyniesie Wam więcej pomysłów i kreatywności, niż wpatrywanie się w sufit licząc, że spadnie Wam jabłko na głowę – niczym Newtonowi.

Podsumowanie

Zastanówcie się, ile jesteście w stanie zyskać, dzięki „pielęgnacji” czasu. Przedterminowe zakończenie zadań, zredukowany stres, lepsza motywacja, bycie elastycznym, satysfakcja z pracy to wszystko jest w zasięgu ręki, jeśli tylko odrobicie lekcje z zarządzania i organizacji pracy własnej. Dobry plan jest podstawą optymalnego i sensownego wykorzystania czasu. I pamiętajcie, podróże w czasie możliwe są tylko w filmach science-fiction.

text written by:

Ewelina Partyka, People & Culture Specialist