Planowanie urlopów. Czy 5 dni wystarczy?

Ten wpis należy traktować z przymrużeniem oka. Jest niejako dywagacją na temat ludzkich potrzeb, ale także realiami, które przez pryzmat kilkunastu lat pracy, tworzy niejako zbiór społeczno-zawodowych historii.

Czas na planowanie

Już za moment pyknie połowa 2024. To czas egzaminów, składania papierów na studia, ostatnie podrygi w szkole oraz… pierwsza fala urlopowa w wielu firmach, co za tym idzie – pierwsze stresy dla działu kadr i menagerów działów. Dlaczego stresy? Ano – wakacyjna organizacja niesie za sobą budowanie nowej strategii zarządzania, planowania zastępstw, rozkładania w czasie dłuższych projektów (biorąc pod uwagę liczebność i dostępny zbiór kompetencji zespołu w danym okresie), przerzucania, przekładania, a nawet zamrożenia. A kadry? Kadry czy tam HR muszą zwiększyć czujność – analiza limitów urlopowych, zmiany terminów, skracania, wydłużania nieobecności, a w najgorszym przypadku – zamiana urlopu na L4. Różnie to w życiu bywa, a wypadki po ludziach chodzą, a więc trzeba być gotowym na wszelkie ewentualności.

Ten typ tak ma

Gdy już wszyscy są zwarci i gotowi, warto wyszczególnić trzy typy pracowników-urlopowiczów:

  • Ten zawsze zorganizowany, który z początkiem roku ma już wykupione wakacje i dokładnie rozplanował wszystko w kalendarzu
  • Ten, który markuje swój czas urlopu z dokładnością +/- 3 dni, bo czeka na ofertę wycieczkową życia
  • Ten, który nigdy nie ma dobrego momentu na urlop i ledwo co wyrobił limity z poprzedniego roku lub co gorsza, jeszcze chomikuje jakieś 5 zaległych dni.

Na pierwszy rzut oka, typ 1 wydaje się najłatwiejszy we współpracy. Dlatego też, w pierwszej kolejności skupmy się na nim. Możemy przyjąć, że osoby z tej grupy, mają świadomość, że odpoczynek jest bardzo ważny i jeden dłuższy urlop w roku jest po prostu must have. Takie osoby zazwyczaj bez zawahania się wybierają minimum dwa tygodnie w okresie letnim, a potem kolejno, wokół świąt. Tak oto na przełomie grudnia i stycznia ich bilans wychodzi +/1 jeden zaległy dzień i kadrowo można przyjąć – temat mamy z głowy.

Druga grupa – jest trochę bardziej wymagająca patrząc z perspektywy planowania zastępstw i przypilnowania przez kadry, czy aby na pewno dana osoba systematycznie z tego urlopu schodzi. Owszem, tu już trochę trudniej przewidzieć, czy uda się wyrzucić taką osobę na minimum dwutygodniowy odpoczynek, ponieważ trochę jesteśmy zależni od oferty wycieczek last minute w biurach podróży. Tak czy inaczej, z tą grupą nie ma większych problemów, gdy zaznaczysz, że czas iść odpocząć.

I trzecia, najbardziej oporna grupa, których hasłem przewodnim powinno być „nie teraz”. To osoby, dla których żaden moment na urlop nie jest dobry, a jeżeli już jakimś cudem wyślesz ich na odpoczynek, to co najwyżej na tydzień i to jeszcze co jakiś czas widząc ich zieloną kropkę na Slacku. Tak, koszmar HRowców – na listach bilansów urlopowych, w styczniu zawsze minimum +15 extra dni zaległych. Dodajmy do tego wszelkie dodatkowe dni w roku jak „odbiór za 6 stycznia” ta pula tylko rośnie. Jeżeli już ubywa, to masz jeden dzień do tyłu, ale dwa kolejne do przodu. W końcu z każdym kolejno przepracowanym miesiącem pojawiają się nowe.

Ile to jest dobra ilość

Możemy się śmiać z powyższych opisów, ale należy zastanowić się, ile tak naprawdę dni potrzebujemy na dobry reset? Czy tydzień wystarczy? A może dwa? Miesiąc! Miesiąc to idealny czas, żeby wszystko poukładać. W moich przemyśleniach każdy z tych okresów można określić jako:

  • 1 tydzień – proces adaptacji i załatwiania zaległych spraw,
  • 2 tygodnie – proces adaptacji i załatwiania zaległych spraw, z przestrzenią na krótki wyjazd / odpoczynek,
  • 3 tygodnie — proces adaptacji i załatwiania zaległych spraw, z przestrzenią na wyjazd, wyciszenie, odpuszczenie stresów, głębokie przemyślenia i ustalenie ponownie swoich wartości,
  • 4 tygodnie – można pomyśleć, że poza powyższym, w końcu przyjdzie czas na nudę i tęsknotę za rutyną.

Od razu przypominają mi się czasy mojej pierwszej pracy, gdzie w „państwówce” trzeba było już w styczniu zamarkować swój czas urlopowy na cały rok (jako student zaoczny zaplanuj te 20 dni urlopu na cały rok, jak zazwyczaj bierzesz je wokół egzaminów). Pomijam już fakt, że z pensją tamtych czasów i priorytetami, jakimi były studia, ciężko było mówić o wyjazdach w ciepłe kraje, to większym problemem było wbicie się w najlepsze terminy. Pracownicy starsi stażem wyrobili sobie niepisane pierwszeństwo na te najbardziej kluczowe okresy. Co za tym idzie – wszystkie majówki, boże ciała czy okresy między bożonarodzeniowo-noworoczne, należały do mnie, ale dyżurowo. Smutna prawda, ale „kiedyś tak było”. Dziś można zapytać, czemu się dałam? Ano dałam, bo wtedy ważniejszy dla mnie był termin wokół egzaminów, więc był to pewnego rodzaju kompromis.

Niezależnie, czy pracujecie w miejscach, gdzie na sztywno wymaga się od Was planowania urlopu na cały rok (nie każdy ma tę opcję elastyczną, bez możliwości zmian) czy Wasza organizacja jest otwarta na zmiany, pod warunkiem wzajemnego ustalenia między sobą i odpowiednio przygotowanych zastępstw – bez dłuższego odpoczynku pewnego dnia zaczniesz być mniej wydajny/a. Oczywiście, pełna zgoda, jeżeli chodzi o teorię, że w pewne rzeczy trzeba się wgryźć i trochę nad nimi posiedzieć, aby robić je dobrze, ale bez postojów, nasza kreatywność, wydajność koncentracja, powoli zacznie się zatracać. Mówi się brzydko, że nikt nie jest niezastąpiony, natomiast ten slogan lepiej przełożyć na „zdrowie jest niezastąpione”, a nikt nie zrobi tego lepiej niż Ty dla siebie. Wszystko da się jakoś zorganizować, a dwa tygodnie to nie wieczność, da się go zorganizować bez ofiar w postaci fuckupów.

Co możemy zdziałać w trudnych przypadkach

Jak sobie radzić z trudnymi przypadkami pracowników upartych? Uświadamiając. Jako osoba doświadczona w potrzebach ludzkich możesz zorganizować szkolenia dla pracowników, w których poruszysz ważność odpoczynku albo postraszysz, co się stanie, gdy nie będą o siebie dbać. Wydaje się proste, ale jak regularnie będziecie tak gderać komuś nad uchem, dla świętego spokoju w końcu ulegnie 😉. Co możesz jeszcze zrobić? Zorganizuj dzień promowania zdrowia w firmie – wzajemna motywacja działa najlepiej! U nas już trwa, a wynikami mam nadzieję, że pochwalimy się niebawem.  A Ty? Którym typem urlopowicza jesteś? Bądź ze sobą szczery’a.

text written by:

Aleksandra Lipowska-Rochalska, HR Director