Onboarding pracownika – o czym należy pamiętać?

Na wstępie przytoczę Ci krótką opowieść o „synu koleżanki twojej ciotki”, który podjął ryzyko i postanowił zmienić branżę. Była to dla niego superważna decyzja. Sprawdź poniżej, co wydarzyło się pierwszego dnia pracy:

Po dziesiątkach wysłanych CV i wielu godzinach spędzonych na rozmowach rekrutacyjnych wreszcie udało mi się znaleźć tą jedyną wymarzoną, satysfakcjonującą pracę. Taką, która ma mnie rozwijać i utwierdzać w przekonaniu, że to był dobry wybór. Czekałem na pierwszy dzień pracy i zastanawiałem się, jak to będzie. Pojawiała się lekka obawa przed nieznanym środowiskiem i podołaniem nowym obowiązkom. Wreszcie, gdy nadszedł ten dzień, wybrałem najlepszy outfit, aby zrobić dobre pierwsze wrażenie i czułem, jak adrenalina napędza moje kroki. Kiedy w końcu dotarłem do drzwi firmy, myśli pracowały na najwyższych obrotach- a serce waliło, jak młotem. Przywitałem się z dziewczynami z administracji, które poprowadziły mnie do przygotowanego stanowiska. Poznałem swojego team leadera, a on z kolei, w bardzo szybkim tempie, prawie plącząc sobie język, opowiedział co i jak- a na końcu rzucił „No! To by było na tyle. Powodzenia”. Odszedł od biurka, a ja zacząłem się zastanawiać w co się wpakowałem.

Czy znasz podobne przypadki niezbyt udanego onboardingu? Jeżeli chciałbyś znaleźć się w roli rekrutera albo tak zwanego „Buddiego”, warto najpierw postawić się w roli „świeżo upieczonego” pracownika. Jak chciałbyś zostać przyjęty? Jakie informacje byłyby kluczowe? Czego byś się obawiał najbardziej? Nie dam Ci idealnego przepisu na onboarding, ale chętnie podzielę się swoim doświadczeniem i spostrzeżeniami, które mogą okazać się dla Ciebie pomocne.

Po pierwsze, trzeba mieć plan. Gwarantuję, że bez tego pogubisz się w ogromie przekazywanych informacji, dopełnianiu formalności, załatwiania sprzętu czy wyznaczenia osoby, która tego wdrożenia dopilnuje. Pierwszy dzień jest zarówno ekscytujący, jak i stresujący. Natłok informacji może spowodować przeładowanie. Dlatego też we współpracy z działami HR, zarządem czy leaderami warto zmapować cały proces. Nie zaszkodzi zapytać obecnych pracowników, jak oceniliby swój proces wdrożeniowy i co było dla nich najbardziej istotne. Być może okaże się, że informacja, jak zrobić kawę z wielkiego ekspresu i przeżyć ten dzień była ważniejsza niż obsługa kserokopiarki! W kwestii powitania- to nie welcome pack gra tu pierwsze skrzypce, chociaż miło go otrzymać. Kluczowym jest właściwe przedstawienie pozostałym członkom zespołu. Możliwości jest wiele. Od powitalnego e-maila, po digitalową kartkę na slacku lub grywalizację w biurze. Wszystko zależy od kultury organizacyjnej i formy pracy. W badaniu Gamfi Raport:

Onboarding po polsku” czytamy, że „8% Polaków wskazało, iż pierwszego dnia albo nikt nie zajął się nowym pracownikiem, albo zespół nie wiedział, że dołączy do niego nowy członek.

Organizacja powinna zadbać o to, aby dana osoba już od pierwszego dnia czuła się częścią teamu. Warto stwarzać możliwości poznania kolegów oraz struktury firmy. I nie, nie mam na myśli tu sztucznie wymuszonych integracji w kuchni. Pamiętajmy o tym, że każdy człowiek jest inny – mniej lub bardziej chętny do small talk’ów. Rozsądnym jest pozostawienie przestrzeni i możliwość decyzji. To działa również w drugą stronę – nowy pracownik powinien wiedzieć do kogo się zgłosić w danej sprawie, aby szybciej otrzymać odpowiedź na nurtujące go pytanie.

Po drugie, trzeba znać cel. Należy poinformować, co jest kluczowe podczas okresu próbnego oraz jakie będą kryteria podjęcia decyzji o dalszej współpracy. Może wydawać się to oczywiste, jednak nie wszyscy o tym mówią. Dzięki temu dana osoba wie, na czym powinna się teraz skupić.

Kolejno przyjrzyjmy się wprowadzeniu do zadań i obowiązków. Załóżmy, że masz za zadanie złożyć raport mailowy do prezesa, więc analogicznie wysyłasz go tylko do niego. Po wysłaniu prezes odpisuje, że brakuje w tym mailu zainteresowanych osób z HR I Administracji. Nie wiedziałeś o tym, bo przecież miał to być mail do prezesa, a Twój mentor o tym nie wspomniał. I w tym przypadku rola opiekuna, jest niezwykle ważna, ponieważ nowo zatrudniona osoba będzie wykonywać zadania, zgodnie z instrukcjami, więc muszą być zrozumiałe i adekwatne do obowiązujących procedur. Jak to mówią „Jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz” 😉. Jeśli przeznaczymy odpowiednią ilość czasu na wprowadzenie, to unikniemy nieporozumień oraz niepewności ze strony pracownika. Dodatkowo szybciej osiągnie on pełną produktywność.

Teraz zastanówmy się, ile powinien trwać skuteczny i efektywny onboarding? Otóż w praktyce szacuje się, że może trwać od 3 do 9 miesięcy. Zatem mając świadomość, że jest to wieloetapowy proces, należy kontynuować wsparcie i rozwój nowego pracownika. Często zapomina się o tym, że wdrożenie nie kończy się na pierwszym tygodniu pracy. A na koniec wisienka na torcie – ewaluacja działań. Mentoring i regularny feedback dla pracownika to będzie strzał w dziesiątkę. I w drugą stronę – zapytaj pracownika, co sądzi o własnym procesie wdrożenia, dzięki temu będzie można udoskonalać proces na przyszłość.

Podsumowując, pamiętajmy o tym, że każdy z nas kiedyś zaczynał, a jak wiemy, początki bywają trudne i stresujące. Dlatego, tak ważne jest dobrze zorganizowane wdrożenie oraz zaopiekowanie się emocjami i uczuciami nowozatrudnionej osoby. To nie tylko sztywne zasady, ale również budowanie zaufania, przynależności, czy też akceptacji. We wspomnianym na wstępie przepisie o idealnym onboardingu dorzucam Ci dwie szklanki otwartej komunikacji, łyżkę gotowości do wysłuchania potrzeb i garść wsparcia w przypadku trudności. Resztę zmiksujesz i dodasz według uznania 😉.

text written by:

Ewelina Partyka, People & Culture Specialist